Unsere Self-Service-Portale lösen ein häufiges Problem unserer Kunden: In vielen Büros fehlen die Kapazitäten, um die stetig wachsende Zahl einfacher Kundenanfragen zeitnah zu bearbeiten. Ein Großteil dieser Anfragen betrifft Standardänderungen wie Adresskorrekturen, Anpassungen von Zustiegsorten oder Stornierungen.
Gleichzeitig entsteht in der langfristigen Reisevorbereitung ein hoher Koordinationsaufwand mit dem Betreuungspersonal – von der Übermittlung von Wunschzielen über die Vertragserstellung bis hin zur Aktualisierung notwendiger Dokumente.
Unsere Portale – das Kunden-Portal für Reisende und der Profillogin für Betreuungspersonal – automatisieren diese Abläufe und entlasten dein Team erheblich.
Kunden-Portal
Das Kunden-Portal ist ein individuell gebrandeter, browserbasierter Login-Bereich. Der Login-Link wird direkt auf der Webseite des Veranstalters integriert. Bei einer neuen Buchung kann automatisch ein Kundenkonto erzeugt und die Zugangsdaten per E-Mail versendet werden. Beim ersten Login legt der Kunde ein persönliches Passwort fest.
Im Portal können Kund*innen ihre Stammdaten eigenständig aktualisieren, Buchungsdetails einsehen, Rechnungen abrufen und Zahlungen direkt online durchführen. Über die Einstellungen lässt sich steuern, ob Stornierungen oder Leistungsänderungen erlaubt sind. Für Änderungen kann optional ein Prüfprozess aktiviert werden, sodass Anpassungen zunächst intern freigegeben werden. Stornierungen basieren auf der im Backoffice hinterlegten Stornostaffel.
Wenn du bereits einen Chatbot zur Automatisierung von Standardanfragen nutzt, kann dieser auf Wunsch nahtlos in das Kunden-Portal integriert werden.
Da nicht jedes Angebot für das Kunden-Portal vorgesehen sein muss – etwa individuell organisierte Firmenangebote – lässt sich der Zugang pro Angebot gezielt aktivieren oder deaktivieren.
Profillogin
Nach Bestätigung eines Einsatzes erhält dein Betreuungspersonal automatisch die Zugangsdaten für den Profillogin. Dort können Stammdaten und Dokumente jederzeit aktualisiert werden. Zu Beginn einer neuen Saison beginnt die Einsatzplanung: Betreuer*innen können sich selbstständig auf verfügbare Termine bewerben.
Der Profillogin bietet eine Vielzahl speziell auf den Jugendreisenmarkt abgestimmter Funktionen. Über ein flexibles Rechtemanagement lassen sich Features gezielt freischalten.
- Zugriff auf ein Kassenbuch zum Hochladen von Quittungen, Rechnungen und Auslagen während des Einsatzes – inklusive integriertem Review-Prozess.
- Buchen von Schulungen für kontinuierliche Weiterbildung.
- Upload relevanter Qualifikationsdokumente wie Lebenslauf, Führungszeugnis oder Zertifikate.
- Ausfüllen oder Aktualisieren des persönlichen Fragebogens.
- Angabe der Verfügbarkeiten sowie Bewerbung auf Einsatzzeiträume.
- Zugriff auf eine Dokumentenbibliothek – zum Hinterlegen von Handbüchern, Leitfäden oder Spielanleitungen.
- Einsicht in Buchungsdaten zur optimalen Einsatzvorbereitung, insbesondere für Reisen mit Assistenzbedarf. Teilnahmelisten können direkt gespeichert werden. Jeder Zugriff wird vorher bestätigt und vollständig protokolliert.
- Bereitstellung der Team-Kontaktdaten.
- Nutzung eines Tagebuchs zur Dokumentation wichtiger Ereignisse, z. B. Arztbesuche oder bürorelevante Beobachtungen.
- Protokollierung vorzeitiger Abreisen von Teilnehmenden.
- Download von Teilnahmezertifikaten, etwa für Sprachcamps oder Bildungsprogramme.
Diese Funktionen runden unser Basisprodukt - Das Buchungssystem und CRM für Jugendreisen, Veranstaltungen und Seminare perfekt ab. Der Self-Service-Bereich ist Teil der Basisfunktionalitäten unserer Plattform.