Kernfunktionen der Bookacamp Hausverwaltung
Das Bookadamp Property Management System (PMS)
Allgemeines & Tagesgeschäft
Die Bookacamp Hausverwaltung bietet eine moderne, cloudbasierte Grundlage für den gesamten operativen Betrieb Ihrer Unterkunft. Das System ist jederzeit und von überall aufrufbar – ganz ohne lokale Installationen oder aufwendige Updates. Buchungen, Check-ins und Check-outs lassen sich mit wenigen Klicks digital steuern, sodass Sie Zimmerstatus, Gästewechsel und Umbuchungen schnell und transparent managen können. So bleibt Ihr Tagesgeschäft effizient, sicher und zuverlässig organisiert.
Zimmer- & Preisgestaltung
Die Verwaltung Ihrer Zimmer und Preise erfolgt zentral und flexibel in einer klar strukturierten Oberfläche. Sie legen unterschiedliche Zimmerkategorien wie Einzel-, Familien- oder Mehrbettzimmer an und ergänzen diese um alle relevanten Eigenschaften. Saisonale Preisstrukturen lassen sich zukünftig komfortabel abbilden, sodass Sie Tarife im Handumdrehen an Hoch- und Nebensaison anpassen können. (ALPHA-Phase) Zusätzlich können Sie Buchungsrestriktionen wie Mindestaufenthalte oder Sperrtage definieren, um Ihre Auslastung optimal zu steuern. Kombinationsangebote aus Unterkunft, Programmpunkten und Zusatzleistungen werden automatisch zu attraktiven Paketen zusammengestellt, ohne dass Sie Überbuchungen riskieren.
Buchungs-Engine & Vertrieb
Mit der integrierten Buchungs-Engine ermöglichen Sie Ihren Gästen komfortable Direktbuchungen über Ihre eigene Website – ganz ohne Mittelsmänner oder zusätzliche Vertriebsprovisionen. Buchungsformulare lassen sich nahtlos auf jeder Webseite einbetten und funktionieren zuverlässig auf allen Geräten.
Automatisierungen & Kommunikation
Damit wiederkehrende Aufgaben nicht unnötig Zeit binden, automatisiert das System zahlreiche Kommunikationsschritte. Bestätigungen, Erinnerungen, Check-in-Informationen oder Zahlungshinweise werden automatisch ausgelöst und sind vollständig anpassbar. Ihre Gäste erhalten so professionelle, personalisierte Kommunikation, die Vertrauen schafft und für ein stimmiges Erlebnis sorgt. Gleichzeitig profitieren Ihre Mitarbeitenden von internen Benachrichtigungen zu wichtigen Ereignissen wie neuen Buchungen, bevorstehenden Kapazitätsengpässen oder offenen Aufgaben. Dadurch bleibt Ihr Team jederzeit informiert und arbeitet deutlich effizienter.
Zahlung & Abrechnung
Das Zahlungsmanagement ist vollständig digitalisiert und integriert. Gäste können ihre Buchungen bequem per Kreditkarte oder anderen Online-Bezahlmethoden über einen unserer Payment-Provider begleichen. Dadurch behalten Sie stets die volle Kontrolle über offene und eingegangene Zahlungen. Online-Zahlungen, Rechnungsstellung und Zahlungsabgleiche erfolgen weitgehend automatisiert, was sowohl Ihren administrativen Aufwand reduziert als auch ein professionelles, transparentes Abrechnungserlebnis für Ihre Gäste schafft.
Belegungs-Analyse & Statistiken
Ein umfangreiches Analysemodul liefert Ihnen jederzeit präzise Einblicke in Auslastung, Umsätze und Buchungsverhalten. In übersichtlichen Dashboards erkennen Sie Trends auf einen Blick und können zukünftige Saisonplanungen auf Basis valider Daten treffen. Ihre Kennzahlen stehen in Echtzeit zur Verfügung und helfen Ihnen dabei, operative Entscheidungen fundiert zu treffen.
Belegungssoftware & Gruppenhaus-Management
Für Gruppenhäuser, Schullandheime und ähnliche Einrichtungen bietet das System spezialisierte Funktionen zur Verwaltung von Saison- und Jahresbelegungen. Anstatt mit mehreren Tabellen zu arbeiten, erhalten Sie ein übersichtliches Tool, das alle Buchungen, Gruppen und Belegungszeiträume zentral abbildet. Adress- und Kontaktinformationen von Trägern, Gruppen oder Kooperationspartnern werden zentral gepflegt und stehen jedem Mitarbeitenden zur Verfügung. Auch hauswirtschaftliche Prozesse des Facility Managments und der Küche, Checklisten und Dokumente lassen sich innerhalb des Systems verwalten, sodass alle relevanten Informationen an einem Ort gebündelt sind. Dank der integrierten Exporte für Ihre Finanzbuchhaltung werden außerdem alle Buchungs- und Abrechnungsdaten strukturiert übergeben.
Sicherheit & Compliance
Datensicherheit und Zuverlässigkeit stehen im Zentrum der Systemarchitektur. Die in Deutschland gehostete cloudbasierte Infrastruktur gewährleistet hohe Verfügbarkeit und schützt Ihre Daten durch moderne Verschlüsselungs- und Zugriffsmechanismen. So bleibt Ihre gesamte Verwaltung nicht nur effizient, sondern auch sicher.
Support & Einrichtung
Damit Sie schnell produktiv arbeiten können, werden Sie beim Einstieg in das System umfassend unterstützt. Das Onboarding erfolgt strukturiert, sodass Zimmer, Raten, Standorte und Prozesse in kürzester Zeit eingerichtet sind. Sollte dennoch eine Frage auftauchen, steht Ihnen ein engagiertes Supportteam aus Deutschland zur Verfügung, das Ihnen mit kompetenter Hilfe zur Seite steht. Ergänzend sorgen integrierte Hilfetexte und Schulungsmaterialien dafür, dass Sie und Ihr Team jederzeit schnell die richtige Antwort finden – ganz ohne komplexe Handbücher.
App
Konzept-Phase. Bereits in der konzeptionellen Entwicklung unserer Systemarchitektur haben wir großen Wert darauf gelegt, sämtliche Prozesse so zu gestalten, dass sie optimal für die spätere Nutzung über mobile Anwendungen vorbereitet sind. Unsere Infrastruktur basiert vollständig auf modernen Schnittstellen, sodass relevante Daten jederzeit schnell und zuverlässig übertragen werden können.
In einem nächsten Ausbauschritt werden wir zimmerbezogene Prozesse wie Reinigung, Reparaturen und weitere Aufgaben des Facility-Managements direkt über eine App steuern. Mitarbeitende können per QR-Code am Zimmer den jeweiligen Status erfassen, Arbeitsaufträge dokumentieren und in Echtzeit Rückmeldungen an die Rezeption übermitteln. Dadurch wird ein Zimmer unmittelbar als bezugsfertig gemeldet – ohne den Umweg über lange Laufwege oder zeitliche Verzögerungen.