Bookacamp News

Latest & Greatest Updates August Edition 25.08.2023

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Wir haben den Sommer genutzt, um sehr viele Dinge aus dem Feedback unserer Nutzer*innen anzusehen und umzusetzen. Im Sommer ist es sehr wichtig, den Büroalltag so wenig wie möglich zu stören und schnell auf die Dinge zu reagieren, die uns während der Hochsaion gemeldet werden. Hier kommt die Liste der nennenswerten Aktualisierungen.

✨ Wissenswertes

• Auslastungsstand getrennt nach Saison

  Auf dem Dashboard erscheinen zwei Karten. Eine für das aktuelle Jahr und eine zweite für das kommende Jahr. Damit können wir die Saisons trennen. Ausschlaggebend ist das Startdatum des Angebots zur Einordnung. Weiterhin wird in der Berechnung nun auch das Archiv berücksichtigt, sodass sich die Zahlen nicht verändern, wenn man die Saison abschließt.

• Verbesserung der Filter für Ausstehende Zahlungen

  Der Menüpunkt Buchhaltung > Ausstehende Zahlungen hat neue Filter bekommen. Du kannst nun Rechnungen für Angebote selektieren, die in einem bestimmten Zeitbereich starten. Hintergrund ist, dass man dafür Sorge tragen will, dass alle Rechnungen bezahlt sind, bevor die Teilnehmenden im Camp ankommen.

• Untersaisonale Preisanpassung

  Bisher musste nach einer Preisanpassung bei der Änderung einer Buchung ein Rabatt verwendet werden, um den originalen Grundpreis des Durchgangs zu behalten. Das ist jetzt nicht mehr nötig. Beim Ändern der Buchung kannst du auswählen, mit welchem Grundpreis die Änderung vorgenommen werden soll.

• Antworten auf Freie Fragen im Fragebogen bearbeiten

  Bisher musste man für die Bearbeitung der Antworten auf Freie Fragen die Buchung bearbeiten. Mittlerweile ist das auch direkt beim Bearbeiten des Teilnehmer*innen-Fragebogens möglich und damit wesentlich intuitiver. Darüber hinaus werden die Fragen und Hilfetexte nun auch direkt auf der Buchungsdetailseite mit angezeigt. Diese Neuerung kommt auch den Kunden zugute, denn die Zusammenfassung wird auch zum Drucken nach der Abgabe des Fragebogens verwendet.

• Rabatte mit Startdatum

  Bist du nachts schonmal aufgestanden, um einen Rabatt zu aktivieren? Brauchst du jetzt nicht mehr. Bei der Eingabe der Rabatte kannst du ein Startdatum und eine Uhrzeit wählen. Zu diesem Zeitpunkt wird der Rabatt dann automatisch aktiv.

• Teilnehmerlisten ausdrucken

  Für Angebote, die von Ämtern gefördert werden, werden häufig Teilnehmerlisten mit Namen und Dauer der Angebote benötigt. Bei jedem Durchgang kannst du diese nun als PDF herunterladen. Du findest den neuen Punkt bei den Terminen unter mehr > Teilnahmeliste als PDF. Über der Tabelle befindet sich dein Logo, gefolgt von Informationen zum Angebot und der Liste. Weiterhin ist eine Spalte vorgesehen, in der die Erziehungsberechtigten unterschreiben können.

• Festlegung der Rabattberechnung

  Bei der Kalkulation von Rabatten kann die Reihenfolge der Anwendung der Rabatte eine Rolle spielen. Wir haben nun festgelegt, dass immer erst alle prozentualen Rabatte Anwendung finden, gefolgt von allen Rabatten mit einem Geldwert.

• Reiseunterlagen verschickt?

  Ein neuer Filter > Reiseunterlagen ermöglicht es dir alljene Buchungen zu finden, die die E-Mail mit den Reiseunterlagen noch nicht erhalten haben. Diese können von dort aus direkt gesammelt verschickt werden. Der Menüpunkt kann auch aggregiert nach Durchgang geöffnet werden.

• Bis wann ist ein Angebot buchbar?

  Bisher wurden alle Termine 24 Stunden vor dem Start als nicht mehr buchbar angezeigt. Falls es organisatorisch kein Problem ist, sehr kurzfristige Buchungen zuzulassen, gibt es in den Account-Einstellungen nun die Möglichkeit die Anzahl der Stunden selbst festzulegen. Der Punkt befindet sich im Abschnitt Buchungssystem > Durchgänge.

• Kompletten Durchgang an Veranstalter übertragen

  Manche Angebote werden in einem Bookacamp Account verwaltet, bis der eigentliche Reiseveranstalter die Daten bekommen soll. Bisher war die Übertragung einzelner Buchung schon möglich, was zugegebenermaßen bei Terminen mit 40 Teilnehmer*innen wenig Spaß macht. Ab dieser Saison können nun auch ganze Durchgänge komplett übertragen werden.

• Alte Rechnungen im Archiv

  Das Archiv wurde erweitert, um von dort aus gesammelt alle Rechnungen pro Jahr zu finden. Das funktioniert auch, wenn die dazugehörigen Buchungen schon längst archiviert sind. Nützlich ist das, wenn für die Steuererklärung noch Daten fehlen und nachgereicht werden sollen.

• Sortierung nach Kapazität

  Bei jedem Termin gibt es Spalten für den aktuellen Buchungsstand. Die letzte Spalte der Gesamtanzahl der Buchungen / Maximalkapazität ist nun numerisch auf- oder absteigend sortierbar.

𖨆𖨆𖨆𖨆 Gruppen

• Buchhaltung

  Unsere Gruppenverwaltung hat ein paar neue Funktionen für die Buchhaltung erhalten. An verschiedenen Stellen werden offene Beträge und Kontostände angezeigt und Gruppenrechnungen tauchen in der Liste der ausstehenden Zahlungen auf. Die bekannten Funktionen für Individualbuchungen werden somit nach und nach auch für Gruppen verfügbar.

• Testbuchung

  Auch bei Gruppen kommt es vor, dass man ausprobieren muss. Deswegen hat die Gruppenadministration nun auch den bekannten Button Testbuchung erhalten. Somit wird die ganze Gruppe und die damit verbundenen Buchungen als Test markiert und fällt aus den Kapazitätsberechnungen und Abrechnungen raus.

• Kommunikation

  Wir haben E-Mail-Vorlagen für die Gruppenkommunikation bereitgestellt. Die neuen Vorlagen gibt es für die Eingangsbestätigung, Stornierung, Änderung der Gruppenbuchung, Rechnung, Zahlung und Reiseinformationen. Diese Vorlagen sind über die Gruppenkommunikation bei jedem Termin individualisierbar. Wir empfehlen so häufig wie möglich die Standardeinstellungen zu verwenden und nur in Ausnahmefällen auf individuelle Vorlagen zurückzugreifen.

• Anpassung Zahlungsziele auf der Rechnung

  Wir haben Platzhalter, um die Zahlungsziele für An- und Restzahlung auf der Rechnung darzustellen. Für kurzfristige Buchungen konnte das Anzahlungsziel hinter der Restzahlung liegen. Wir haben das geändert, sodass das Datum der Anzahlung nicht mehr nach dem Datum der Hauptzahlung liegen kann. Sollte das Datum der Hauptzahlung vor dem Datum der Anzahlung liegen, wird aus der Anzahlung das Datum „heute“ mit dem Hinweis (sofort).

• Gesammelte Fragebögen

  Bei Gruppen muss unter Umständen weiterhin pro teilnehmenden Person ein Fragebogen beantwortet werden. Die Fragen nach medizinischen Belangen sind ja personenabhängig. Um das einfacher zu gestalten, gibt es für die Gruppenkommunikation Platzhalter, um die Fragebögen pro Personen in einer einzigen E-Mail an den*die Anmelder*in zu schicken.

✉️ E-Mails

• Wichtige Änderungen bei Sammel-E-Mails

  Das Versenden einer großen Menge an E-Mails auf einmal kann lange dauern und nicht selten abbrechen. Grund ist häufig, dass die Provider der Absenderadressen ein Limit haben, um nicht als Versender von SPAM zu gelten. Wir haben unsere Systeme umgestellt, dass Sammel-E-Mails als erstes zwischengespeichert werden. Von dort aus läuft im Hintergrund ein Job, der die E-Mails nach und nach verschickt und somit auch mit einem Limit umgehen kann. Die zwischengespeicherten E-Mails werden als solche markiert, sodass du im Blick hast, wenn die E-Mail noch nicht gesendet ist.

• Antwort auf E-Mails

  Unsere E-Mails werden von der Adresse verschickt, die in den Account-Einstellungen hinterlegt ist. Bisher ging auch die Antwort an diese Adresse. Falls es besser ist, wenn Kunden direkt an das persönliche Postfach antworten, kannst du das nun in deinen persönlichen Einstellungen festlegen und bei jeder individuellen E-Mail ändern. Auf diese Weise kommen die Antworten auf Fragen direkt bei dir an, anstelle in einem Sammelpostfach unterzugehen.

• Empfänger von E-Mails

  Beim Verschicken individueller Vorlagen ist der Empfänger aus der Buchung vorausgewählt. Hier kann man nun auch eine andere Adresse eintragen, die von der Buchung abweicht.

• Agentur in Feedbackmail einfügen

  In den E-Mail-Vorlagen für die Feedbackeinladungen können neuerdings Platzhalter für Informationen über die Agentur eingefügt werden. Nützlich ist das, um dort den Reiseveranstalter zu nennen.

• Antworten auf Freie Fragen in E-Mail auflisten

  Der neue Platzhalter (|booking-consents-as-list|) bereitet die Freien Fragen plus Antwort in einer Liste auf und fügt diese Inhalte in deine E-Mails ein.

• Geschlecht des*der Teilnehmenden als Platzhalter

  Der Platzhalter (|participant-gender|) steht nun auch für die Verwendung in den E-Mail-Vorlagen zur Verfügung.

• Sammelversand pro Camp

  Schon lange möglich ist der Versand einer Vorlage an alle Teilnehmer*innen eines Durchgangs. Diese Möglichkeit wurde erweitert, um auch an alle Teilnehmer*innen in einem bestimmten Camp zu versenden und so den Adressatenkreis zu erhöhen. Der Button dazu findet sich unter Verwaltung > Camps.

😎 Teamer-Addon

• divers in der Einsatzplanung

  Die Informationen über Personen, die sich als nicht-binär identifizieren haben in der Einsatzplanung gefehlt und sind dort ab sofort eingefügt. Vor dem Hintergrund der steigenden Zahl an Anmeldungen von nicht-binären Personen ist es wichtig diesen Aspekt im Blick zu haben.

Autor: Mathias Methner

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